Christmas Party – świąteczny event firmowy w duchu live experience. Case study.

Koniec roku to zwykle czas wzmożonej organizacji spotkań firmowych. Pracodawcy często wykorzystują grudniowy czas, żeby podsumować bieżący rok i zarysować wyzwania, jakie będą czekać firmę w nadchodzącym czasie. Jest to jednak przede wszystkim świetna okazja do integracji pracowników, docenienia ich roli, pracy, zaangażowania oraz do budowania poczucia wspólnoty.

W obliczu nadal panującej pandemii i pojawiających się nowych obostrzeń, zwłaszcza duże firmy coraz częściej decydują się na organizację wewnętrznych eventów w formie online. Stało się to również bardzo wygodną i korzystną opcją dla odbiorców, którzy chętniej wybierają tę formę kontaktu, umożliwiającą im podłączenie się na wydarzenie w dowolnym czasie i z dowolnego miejsca.

Czy jednak event świąteczny, którego jednym z głównych założeń jest pielęgnowanie relacji między pracownikami a pracodawcą, może udać się w digitalu? Czy bez spotkania „na żywo” da radę wytworzyć atmosferę, która pozwoli osiągnąć długoterminowe, pozytywne efekty? Te pytania stawiają sobie działy marketingowe, a agencje eventowe nieustannie wdrażają nowe technologie i metody angażowania uczestników online, żeby sprostać przedstawionym wyzwaniom.

CHRISTMAS PARTY

Jednym z bardziej nowatorskich rozwiązań wykazała się podczas ubiegłorocznych świąt włoska agencja AIM Group Internacional. Na specjalnie przygotowanej wirtualnej platformie stworzono symulowany komputerowo świat, gdzie umieszczono venue z sześcioma dedykowanymi strefami. Uczestnicy mieli możliwość wchodzenia w interakcje i spontanicznego komunikowania się ze sobą. Krótko mówiąc, mogli współistnieć w wirtualnym środowisku, naśladując rzeczywistość offline. W ten sposób nie tylko udało się utrzymać świąteczną tradycję agencji, ale również wzbogacić ją o unikalną formę i zintegrować pracowników 17 oddziałów podczas wspólnego wydarzenia.

Platforma została zaprojektowana tak, by dawać jak największą możliwość personalizacji i interakcji. Nadrzędnym celem była możliwość doświadczenia przez uczestników unikalnego wydarzenia, podczas którego mogli swobodnie poruszać się w wirtualnym świecie, samemu decydując, co i kiedy chcą robić. Te założenia udało się zrealizować, między innymi dzięki takim funkcjom jak:

• Spersonalizowany awatar (możliwość wyboru cech fizycznych, ubrania oraz nazwy), który dawał możliwość gestykulacji (klaskanie, podnoszenie ręki, dawanie kciuka), swobodnego poruszania się i rozmawiania z pozostałymi uczestnikami.
• Spontaniczne mówienie. Tak jak w prawdziwym życiu uczestnik mógł zacząć rozmowę z innym awatarem, a zbliżając się do innych uczestników, słyszał ich i mógł swobodnie włączyć się do dyskusji.
• Bogata scenografia 3D. Platforma dysponowała sześcioma przestrzeniami (Lobby, Pracownia, Dyskoteka, Expo, Strefa Networkingu, Sala Plenarna) spersonalizowanymi o elementy brandingu firmy i z wielkoformatowymi ekranami wyświetlającymi zdjęcia zespołów i wspomnienia z poprzednich eventów.
• Networking. Każda z dedykowanych przestrzeni dawała możliwość aktywnego uczestnictwa. Uczestnicy mogli konkurować ze sobą w biegu z przeszkodami, robić selfie, wziąć udział w posiedzeniu plenarnym w audytorium, a nawet uciąć pogawędkę z innymi gośćmi w basenie.

Wykorzystana platforma umożliwiła zrealizowanie tego samego programu, co podczas eventu w realu – powitanie gości w foyer, speech prezesa zarządu na sali plenarnej, część rozrywkowa – angażując uczestników w tym samym stopniu, a może jeszcze bardziej.

EFEKT

Stworzone podczas wydarzenia video mówi samo za siebie. Ponad 230 uczestników bawiło się doskonale na corocznym, świątecznym evencie zacierając granicę między realem a digitalem. Format imprezy przypominający grę, liczba możliwych aktywności i ciekawy program sprawił, że event spotkał się z bardzo pozytywnym odbiorem, otwierając organizatorom całe spektrum nowych pomysłów. Wydarzenie zostało również wyróżnione w 11 edycji Global Eventex Awards, zdobywając złoto w kategorii Virtual Networking Event.

VIRTUAL EXPERIENCE

Wirtualne platformy 3D są coraz częściej wykorzystywaną technologią do organizacji eventów na świecie. Polska branża eventowa na razie stosunkowo rzadko korzysta z tego rozwiązania. Wynika to przede wszystkim z  czasochłonności i wysokiej ceny dedykowanych, wirtualnych platform. Mimo wszystko, sytuacja pandemiczna przyspieszyła rozwój digitalu, a wydarzenia online pozwalają zaoszczędzić dużo czasu, pieniędzy i niosą szereg korzyści dla środowiska. Wirtualne platformy pokazują nowe oblicze live experience i są w stanie maksymalnie zbliżyć digital do realu. Należy też pamiętać, że są coraz bardziej naturalnym środowiskiem funkcjonowania dla kolejnych pokoleń. Nie bez znaczenia jest także kierunek rozwoju Metaverse. W związku z tym, prędzej czy później staną się realną opcją dla różnego rodzaju działań marketingowych.